Flash Notícias NA 27/2020

Faturação eletrónica nos Contratos Públicos

Digitalizar e remeter, via e-mail, uma fatura manual não é o mesmo que emitir uma fatura eletrónica. Segundo a lei, os dados do documento devem ser inseridos com uma estrutura definida por um modelo europeu.

Qual o objetivo desta obrigatoriedade? O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que regula as obrigações relativas ao processamento de faturas, tem como base a harmonização das regras, a simplificação da lei e a criação de condições para que os documentos fiscais passem a ser emitidos e conservados de forma digital.

A legislação nacional que determina a obrigatoriedade da faturação eletrónica tem como fonte a diretiva 2014/55 da União Europeia e é esta lei comunitária que define a fatura eletrónica como “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.

Por outras palavras, digitalizar e remeter, via e-mail, uma fatura manual não é o mesmo que emitir uma fatura eletrónica. Segundo a lei, os dados do documento devem ser inseridos com uma estrutura definida por um modelo europeu. Depois, deve ser enviada pelo sistema do emissor diretamente para o do comprador.

Como devem ser emitidas usando programas certificados, a Autoridade Tributária (AT) terá acesso a essas faturas. Deve também incluir uma assinatura digital, que tem a mesma validade da assinatura realizada num documento em papel. Apesar de não ser necessário ter um arquivo em papel, as faturas devem ser guardadas por um período de 10 anos, respeitando todas as obrigações aplicáveis à faturação em papel, nomeadamente integridade, legibilidade e acessibilidade por parte da AT.

Desde o início de 2019 que a fatura eletrónica é obrigatória para todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como para as autoridades e entidades públicas. A legislação nacional e europeia prevê apenas uma exceção, que diz respeito a “contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança”.

Esta obrigatoriedade não se limita apenas à Administração Pública, abrangendo também os contratos entre os privados e o Estado ou entre privados que são fornecedores do Estado. No fundo, a legislação acaba por ter impacto no setor privado, embora a sua implementação se faça de forma faseada e tendo em conta a dimensão das empresas.

Quais os prazos deste Decreto-Lei para os fornecedores de Entidades Públicas:

• Até 31 de dezembro de 2020 para as grandes empresas;

• Até 30 de junho de 2021 para as pequenas e médias empresas;

• Até 31 de dezembro de 2021, as microempresas fornecedoras de entidades públicas terão de estar preparadas com um software de faturação eletrónica para responder à obrigatoriedade.

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