Flash Notícias NA 6/2022

Documentos Fiscalmente Relevantes

Tipos, requisitos e formas de emissão dos documentos fiscalmente aceites em Portugal

A emissão de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes está regulamentada pelo Código do IVA e pelo Decreto-Lei nº 28/2019, de 15 de Fevereiro.

A alínea c) do artigo 2º do Decreto-Lei nº 28/2019, de 15 de Fevereiro, define uma fatura como um documento em papel ou em formato eletrónico que contenha os elementos referidos nos artigos 36º ou 40º do Código do IVA.

Os únicos documentos aceites fiscalmente são os seguintes:

- Fatura: documento emitido no momento da entrega dos bens/prestação de serviços a um cliente e que incluí os dados fiscais referentes à operação realizada;

- Fatura Simplificada: documento emitido no momento da entrega dos bens/prestação de serviços a um cliente e que incluí os dados fiscais referentes à operação realizada, desde que o valor total não exceda €1.000 (transmissões de bens realizadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a não sujeitos passivos) ou €100 (outras transmissões de bens e prestações de serviços);

- Nota de Crédito: documento emitido para anular ou reduzir o valor de uma operação devido a anulação, resolução, rescisão o redução do contrato, devolução da mercadoria ou concessão de reembolsos ou descontos, sendo obrigatória a indicação da fatura que está a ser corrigida;

- Nota de Débito: documento emitido para aumentar o valor de uma operação devido a inexatidões, ajuste de preços, sendo também obrigatória a indicação da fatura que está a ser corrigida;

De acordo como artigo 36º do Código do IVA, as faturas, notas de crédito e notas de débito devem obrigatoriamente incluir os seguintes elementos:

- Data de emissão;

- Nome, firma ou denominação social e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente sujeito passivo do imposto, bem como os correspondentes números de identificação fiscal (a indicação do número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário não sujeito passivo apenas é obrigatória quando este o solicita);

- A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável;

- O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;

- As taxas de IVA aplicáveis e o montante de imposto devido;

- O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se aplicável;

- A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a data de emissão da fatura;

- No caso de a operação ou operações às quais se reporta a fatura compreenderem bens ou serviços sujeitos a taxas diferentes de imposto, as quantidades e denominações dos bens, o seu preço e as taxas de IVA aplicáveis devem ser indicados separadamente;

- Os documentos devem ser processados em duplicado, destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor.

- As faturas devem ser numeradas sequencialmente e respeitar uma ordem cronológica;

As faturas simplificadas, de acordo com o artigo 40º do Código do IVA, devem obrigatoriamente incluir os seguintes elementos:

- Nome ou denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;

- Quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;

- O preço líquido de imposto, as taxas aplicáveis e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto e a taxa ou taxas aplicáveis;

- Número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário, quando for sujeito passivo (no entanto, a indicação do número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário não sujeito passivo é obrigatória quando este o solicita);

- O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se aplicável;

As faturas devem ser emitidas o mais tardar no 5º dia útil seguinte ao do momento em que o imposto é devido (alínea a) do número 1 do artigo 36º do Código do IVA). No caso das prestações de serviços, o imposto é devido no momento da sua realização (alínea b) do número 1 do artigo 7º do Código do IVA).

Ainda de acordo com o Decreto-Lei nº 28/2019, de 15 de Fevereiro, o artigo 3º estabelece que as faturas e os demais documentos fiscalmente relevantes devem ser processados por uma das seguintes formas:

- Programas informáticos de faturação, incluindo aplicações de faturação disponibilizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT);

- Outros meios eletrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas;

- Documentos pré-impressos em tipografia autorizada;

Os sujeitos passivos com sede ou estabelecimento estável em Portugal estão obrigados a utilizar programas informáticos de faturação certificados pela Autoridade Tributária sempre que:

- Tenham tido um volume de negócios superior a €50.000 no ano anterior;

- Utilizem programas informáticos de faturação;

- Estejam obrigados a ter contabilidade organizada ou tenham optado por ela;

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