Flash Noticias NA 22/09/2023

Uso del vehículo propio al servicio de la empresa

El sistema de compensación por el uso del vehículo propio del trabajador al servicio de la empresa, conocido como kilometraje, tiene por finalidad compensar a los trabajadores dependientes por los gastos que les ocasiona el combustible, el seguro, las reparaciones, el desgaste, etc.

El límite de la cuantía a conceder en concepto de compensación por el uso del vehículo propio del trabajador al servicio de la empresa se fija en 0,36 euros por kilómetro, y resulta de la combinación de la Orden Ministerial nº 1 553-D/2008, del 31 de diciembre, modificada por el Decreto-Ley nº 137/2010, del 28 de diciembre, y la Ley nº 66-B/2012, del 31 de diciembre.

Sin embargo, las empresas pueden fijar los importes que quieran dar a los empleados en concepto de compensación por el uso de su propio coche al servicio de la empresa, pero la parte que exceda el límite legal (0,36 euros por kilómetro) se considera rendimiento de trabajo dependiente y tributa en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas del empleado, en los términos del artículo 2, nº 3, letra d), del Código del IRPF.

Cabe señalar que, independientemente de que se supere o no el límite anterior, las compensaciones por el uso del vehículo propio del trabajador por cuenta de la empresa deben figurar en la nómina del trabajador con la indicación de que no están sujetas a retención a cuenta del IRPF, salvo la parte que supere el límite. En otras palabras, la parte no sujeta a tributación y la parte sujeta a tributación, en su caso, deben desglosarse. Asimismo, deben incluirse en la declaración anual de la renta emitida por la empresa.

Por otro lado, en el ámbito de la empresa, estas compensaciones sólo serán fiscalmente deducibles si se expide un cuadro de itinerarios que permita controlar los desplazamientos, es decir, los lugares respectivos, la duración de la estancia, la finalidad y la identificación del vehículo y de su propietario, así como el número de kilómetros recorridos. Por lo demás, no son deducibles a efectos de la determinación de la base imponible, salvo en la medida en que estén sujetos al impuesto sobre la renta de las personas físicas en el ámbito del trabajador, en virtud del artículo 23-A, nº 1, letra h), del Código del Impuesto de Sociedades.

En cuanto a la tributación autónoma, esta compensación se tributa en un 5%, excepto la parte que está sujeta al impuesto sobre la renta en la esfera del empleado, de conformidad con el artículo 88, nº 9, del Código del Impuesto de Sociedades.

Los gastos de peaje y aparcamiento derivados de la utilización del vehículo propio del trabajador al servicio de la empresa no se incluyen en la retribución por kilómetro recorrido, sino que son gastos accesorios, específicamente identificados, a cargo de la empresa.

Por lo tanto, en lo que respecta al impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF), el pago de aparcamientos y peajes, siempre que esté documentado, no constituye un aumento del rendimiento para el empleado, sino un mero reembolso de gastos, por lo que su pago por el empleador no entra en el ámbito de tributación previsto en el artículo 2, nº 3, letra d), del Código del IRPF. Por lo que respecta al Impuesto de Sociedades, en la medida en que se trata de un gasto en que incurre el empleado al desplazarse para trabajar para la empresa, es un gasto deducible, de conformidad con artículo 23, nº 2, letra d) del Código del Impuesto de Sociedades.

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